Enterprise Resource Planning yang disingkat dengan istilah ERP menawarkan banyak keuntungan untuk perusahaan dan organisasi. Namun, di sisi lain, sistem ini juga menghadapi berbagai hambatan ERP yang bisa mengganggu keberhasilan implementasinya. Untuk itu, memahami berbagai hambatan-hambatannya ini sangat penting agar organisasi dan perusahaan bisa merencanakan mitigasi sejak awal penerapan sistem ini.
Hambatan ERP dalam Implementasinya
Berikut adalah hambatan-hambatan ERP dan tantangannya, khususnya pada saat awal implementasinya.
1. Perencanaan dan Manajemen Proyek yang Masih Kurang Matang
Hambatan ERP yang sering muncul adalah kurangnya perencanaan yang komprehensif serta manajemen proyek yang masih terbilang lemah. Menentukan ruang lingkup (scope), tujuan, anggaran, dan jadwal yang realistis seringkali masih diabaikan. Akibatnya, proyek dapat mengalami scope creep atau perluasan ruang lingkup secara bertahap. Inilah yang menyebabkan proyek agak meleset dari anggaran atau tenggat waktu.
2. Biaya & Alokasi Sumber Daya
Biaya implementasi ERP biasanya lebih tinggi dari estimasi awalnya. Pada beberapa jenis ERP, terdapat biaya tambahan seperti konsultasi, lisensi tambahan, pelatihan, dan adaptasi sistem terhadap kebutuhan spesifik suatu perusahaan. Selain itu, sumber daya manusia dan teknis yang diperlukan juga terkadang kurang mencukupi. Baik itu dari sisi keterampilan, kompetensi, maupun waktu.
3. Migrasi Data, Integrasi Sistem Baru, dan Kualitas Data
Menggabungkan data dari sistem lama atau sistem-sistem silos ke dalam ERP sering menjadi tantangan yang cukup besar. Data utama yang belum bersih, format yang berbeda, data duplikat, atau data lama dapat menyebabkan timbulnya masalah di kemudian hari. Integrasi dengan sistem pihak ketiga atau aplikasi lama juga memerlukan cukup waktu dan keahlian teknis yang tinggi.
4. Manajemen Perlawanan terhadap Perubahan atau Change Management
ERP tidak hanya sekedar aplikasi baru, melainkan perubahan dalam sistem, cara kerja, budaya, dan proses dalam bisnis. Banyak para pengguna baru yang enggan berubah karena kebiasaan kerja yang lama, adanya kekhawatiran kehilangan kontrol, dan takut sistem baru akan menggantikan pekerjaan mereka. Tanpa strategi dan manajemen perubahan yang baik, hambatan ini dapat menggagalkan penggunaan ERP secara optimal. Hal ini dapat didukung dengan adanya komunikasi, pelatihan, dan dukungan dari pihak manajemen utama.
5. Pelatihan untuk Pengguna Baru dan Adopsi Sistem
Pengguna yang kurang siap atau dengan skill rendah, minimnya pelatihan, dan kurangnya dukungan setelah go-live, dapat menyebabkan pengguna menjadi kurang menguasai sistem dengan baik. Hingga pada akhirnya, sebagian fitur pada ERP menjadi tidak digunakan secara maksimal, atau malah justru menimbulkan resistensi.
6. Kompleksitas Sistem dan Kustomisasi Berlebihan
ERP pada umumnya dilengkapi dengan berbagai fitur standar. Untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan, sistem ini seringkali melakukan kustomisasi. Namun, kustomisasi yang terlalu banyak atau kompleks dapat memperpanjang waktu implementasi dan menaikkan biaya. Selain itu juga dapat meningkatkan risiko kesalahan sistem. Sistem yang terlalu kompleks juga cukup sulit untuk di-maintain dan di-upgrade di kemudian hari.
7. Dukungan dari Manajemen Utama dan Kepemimpinan
Tanpa dukungan penuh dari manajemen atas, proyek ERP bisa jadi malah kehilangan arah. Keputusan strategis, penyediaan dana, prioritas sumber daya, dan dorongan untuk menghadapi resistensi harus datang dari manajemen utama.
8. Adanya Kendala Infrastruktur Teknologi
Beberapa perusahaan mungkin memiliki infrastruktur TI yang belum memadai. Contohnya seperti hardware, jaringan, integrasi sistem lama, keamanan data, dan kapasitas server. Beberapa keterbatasan ini bisa memperlambat atau menghambat implementasi ERP.
Hambatan-hambatan ERP di atas adalah penyebab gagalnya ekspektasi terhadap sistem ini. Kunci untuk mengurangi risiko ini adalah menggunakan perencanaan yang matang, alokasi sumber daya yang memadai, dan dukungan dari manajemen utama.