Cara kerja ERP menjadi hal yang penting untuk dipahami di tengah meningkatnya ketergantungan perusahaan pada sistem digital dalam menjalankan operasional.Sebuah sistem mungkin terlihat kompleks dari luar tetapi mempunyai alur kerja yang terstruktur dan terintegrasi di dalamnya. Sebelum menerapkan sistem ini, penting untuk memahami bagaimana teknologi tersebut berfungsi di balik layar dalam mengelola berbagai proses bisnis.
Cara Kerja ERP
Cara kerja ERP seringkali menjadi pertanyaan mendasar bagi perusahaan yang tengah mempertimbangkan transformasi digital.Sistem ERP atau Enterprise Resource Planning bekerja dengan menyatukan berbagai modul yang masing-masing mewakili proses inti bisnis dalam suatu organisasi. Setiap modul itu berfungsi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data dari aktivitas harian perusahaan.
Data yang terkonsolidasi ini kemudian digunakan untuk mengotomatisasi alur kerja, menyederhanakan proses, dan memberikan informasi yang akurat dan real-time bagi pengambilan keputusan. Berikut adalah tahapan umum mengenai cara kerja sistem ERP.
1. Entri Data
Proses dimulai saat karyawan memasukkan berbagai informasi ke dalam sistem ERP. Data ini dapat berupa pesanan penjualan, data kepegawaian, transaksi keuangan atau informasi operasional lainnya, tergantung pada modul yang digunakan.
2. Penyimpanan Terpusat
Setelah data dimasukkan, ERP kemudian menyimpannya dalam basis data terpusat. Sistem ini memastikan bahwa setiap bagian dari perusahaan mengakses informasi yang sama secara real-time, menghindari duplikasi data, dan meningkatkan akurasi informasi.
3. Pemrosesan Otomatis
Data yang tersimpan digunakan oleh sistem ERP untuk menjalankan berbagai fungsi, seperti perencanaan produksi, pengelolaan anggaran, penjadwalan proyek hingga pengelolaan sumber daya manusia. Pemrosesan ini terjadi secara otomatis sesuai dengan alur kerja dan parameter yang telah ditentukan.
4. Pembuatan Laporan
Cara kerja ERP selanjutnya adalah pembuatan laporan. ERP menyediakan kemampuan untuk menghasilkan laporan yang mendalam dan relevan berdasarkan data yang terkumpul. Laporan ini dapat mencakup performa penjualan, pengeluaran operasional, produktivitas karyawan, dan informasi penting lainnya yang membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis.
5. Kolaborasi Antar Departemen
Karena setiap modul dalam ERP terhubung dalam satu sistem. informasi dapat diakses oleh berbagai departemen secara simultan. Hal ini mendorong kolaborasi yang lebih baik, mempercepat komunikasi, dan meningkatkan efisiensi lintas fungsi.
Singkatnya, ERP bekerja dengan memusatkan data perusahaan dalam satu sistem lalu memanfaatkan data tersebut untuk menyederhanakan proses dan mengotomatisasi berbagai kegiatan bisnis. Dengan begitu, manajemen dapat mengakses informasi terkini kapan saja, mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat. Menariknya, sistem ERP juga sangat fleksibel. Perusahaan dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan dan menambahkan modul baru seiring dengan pertumbuhan bisnis.
Namun, penting untuk dicatat bahwa ERP tidak sama dengan CRM (Customer Relationship Management), sekalipun keduanya sering digunakan dalam ekosistem bisnis. Sistem ERP berfokus pada pengelolaan internal dan operasional perusahaan secara menyeluruh, sedangkan sistem CRM dirancang khusus untuk mengelola hubungan dan interaksi dengan pelanggan.
Cara kerja ERP menunjukkan bahwa sistem ini bukan sekadar alat pengelola data tetapi merupakan fondasi digital yang memperkuat kolaborasi lintas fungsi dan mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis informasi yang akurat.