Proses pengelolaan pembelian, atau yang lebih dikenal sebagai manajemen pembelian (purchasing management), merupakan langkah fundamental yang diperlukan oleh setiap organisasi. Aktivitas pembelian itu sendiri adalah bagian dari pengadaan. Dengan pengelolaan pengadaan dan pembelian yang efisien, perusahaan mampu memperoleh berbagai produk dan layanan yang diperlukan dengan biaya yang lebih rendah.
Purchasing Management
Pembelian merujuk pada tindakan mendapatkan produk atau layanan yang diperlukan dengan anggaran tertentu. Dengan demikian, manajemen pembelian menjadi metode untuk mengatur beragam produk atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan, melibatkan berbagai sumber, termasuk individu, sistem, dan biaya. Manajemen pembelian mengacu pada pengaturan aktivitas yang terjadi ketika sebuah perusahaan memperoleh barang dan layanan dari para penyedia dan vendor. Proses ini mencakup tindakan pembelian itu sendiri.
Ini adalah aspek krusial dalam kebanyakan aktivitas perusahaan yang meliputi mengidentifikasi kebutuhan pembelian, mendapatkan persetujuan, mengirimkan order pembelian, memastikan barang diterima tepat waktu, memeriksa produk baik dari segi kualitas maupun jumlah, dan masih banyak lainnya. Tujuannya adalah untuk secara efektif mendapatkan nilai maksimum dari setiap pembelian dan memastikan bahwa perusahaan mampu terus melakukan pembelian yang diperlukan dengan meminimalkan.
Manfaat Manajemen Pembelian
Manajemen pembelian memiliki peranan vital dalam dunia usaha, khususnya dalam hal pengendalian pengeluaran dan peningkatan keuntungan. Proses ini memanfaatkan sumber daya secara optimal dan negosiasi yang cermat, memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian dalam jumlah besar serta menjalin kontrak jangka panjang yang menghasilkan penghematan signifikan.
Ini sangat krusial bagi perusahaan dalam sektor grosir, distribusi, dan produksi karena memberikan kesempatan untuk meningkatkan pendapatan melalui pengurangan biaya barang yang diperlukan. Sistem pembelian yang terstruktur dengan rapi mempersingkat waktu yang diperlukan untuk proses pemesanan, penerimaan, dan pembayaran.
Pembelian juga berpengaruh pada manajemen risiko dan pengawalan inventaris. Perusahaan dapat meminimalkan risiko dalam rantai pasokan dengan menyusun rencana darurat dan mengatur level stok inventaris yang tepat. Hal ini menjamin kelancaran operasional meski dalam situasi yang menantang.
Tahapan Manajemen Pembelian
Untuk memastikan kelancaran proses, berikut adalah beberapa tahapan yang perlu diambil sebelum melakukan pembelian:
1. Proses Permintaan Pembelian
Dokumen yang diajukan oleh manajer untuk menggambarkan kebutuhan akan barang atau jasa, mencakup informasi seperti deskripsi, jumlah yang diperlukan, dan harga yang paling sesuai.
2. Proses Mendapatkan Persetujuan Pengeluaran
Proses untuk mendapatkan persetujuan yang memastikan bahwa permintaan tersebut memenuhi anggaran yang ditetapkan oleh perusahaan. Evaluasi dilakukan bila anggaran terlampaui oleh permintaan.
3. Proses Pembuatan Proposal
Permintaan proposal dikirimkan kepada pemasok yang mungkin untuk perjanjian kontrak. Proposal ini mencakup kebutuhan serta harapan yang dimiliki perusahaan. Untuk pasokan berulang, kontrak tahunan dapat disusun.
4. Proses Pemilihan Pemasok
Manajer pembelian menilai dan memilih pemasok berdasarkan biaya, kualitas layanan, dukungan, serta reputasi mereka. Negosiasi dilakukan agar bisa mendapatkan penawaran terbaik.
5. Pembuatan PO
Pesanan pembelian mencatat persetujuan yang dicapai antara perusahaan dan pemasok, meliputi jumlah barang, harga yang disepakati, dan timeline pengiriman.
6. Proses Tinjauan Faktur
Faktur yang diterima dari pemasok harus melalui langkah persetujuan. Evaluasi dilakukan untuk memverifikasi bahwa kinerja pemasok sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.
7. Proses Persetujuan atau Tanda Tangan Kontrak
Kontrak akhir harus disetujui sebelum pemasok mulai melakukan pekerjaan, agar sesuai dengan anggaran serta tawaran yang diajukan sebelumnya. Setiap langkah memerlukan perencanaan yang cermat dan koordinasi yang baik agar tujuan akhir dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Untuk melaksanakan seluruh proses purchasing management, dibutuhkan sistem yang efisien, yakni Enterprise Resource Planning (ERP). ERP mengintegrasikan seluruh proses bisnis, sehingga mampu menyederhanakan proses bisnis, termasuk pembelian.