Faktor keberhasilan implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan aspek krusial yang menentukan sejauh mana sistem ini mampu memberikan manfaat optimal bagi organisasi.
Implementasi ERP yang sukses tidak terjadi begitu saja. Dibutuhkan kerja keras dari banyak orang yang berdedikasi untuk menjalankan sistem yang baru demi efisiensi proses bisnis perusahaan. Menerapkan sistem ERP adalah pekerjaan besar yang memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat untuk memastikan keberhasilannya.
Faktor Keberhasilan Implementasi ERP
Dengan banyaknya komponen kompleks yang harus dikoordinasikan, peluncuran ERP dapat dengan mudah mengalami masalah yang menunda atau menggagalkan proyek sepenuhnya. Berikut adalah berbagai faktor keberhasilan implementasi ERP.
1. Ruang Lingkup Proyek yang Ditentukan dengan Jelas
Mempunyai lingkup pekerjaan yang terdefinisi dengan baik dan tertulis dapat berarti perbedaan antara proyek yang sangat sukses dengan hasil yang baik dan proyek yang gagal dengan hasil yang buruk. Lingkup proyek merupakan dasar untuk persyaratan proyek dan sumber daya yang perlu digunakan. Selain itu, jangan berhemat dalam menentukan lingkup.
2. Keterlibatan Karyawan
Tim implementasi ERP harus terdiri dari para karyawan terbaik. Orang-orang ini adalah bintang utama, yang memahami proses terkini luar dalam. Para karyawan terbaik ini harus menunjukkan kemampuan untuk memahami kebutuhan perusahaan secara menyeluruh dan dipercayakan dengan tanggung jawab serta wewenang pengambilan keputusan yang penting.
3. Dukungan Eksekutif
Faktor keberhasilan implementasi ERP selanjutnya adalah dukungan eksekutif. Jajaran eksekutif sangat penting untuk terlibat dalam proyek ERP. Pengalaman mengajarkan bahwa proyek akan berhasil jika semua orang, termasuk jajaran eksekutif bekerja dengan sistem yang sama.
4. Vendor ERP yang Memahami Industri
Penerapan ERP mempunyai banyak komponen yang memengaruhi berbagai aspek di suatu perusahaan. Untuk membantu memantau dan memandu keberhasilan proyek, disarankan untuk melakukan kerja sama dengan vendor ERP yang memahami industri perusahaan beroperasi.
5. Manajemen Perubahan yang Proaktif
Implementasi dari ERP tentu saja mengubah cara orang melakukan pekerjaan masing-masing. Maka dari itu, penting untuk menyediakan waktu yang cukup guna melatih orang-orang tentang proses dan sistem yang baru. Jelaskan pula mengapa perubahan sistem ini diperlukan agar tidak menimbulkan aneka spekulasi. Dengan memahami pentingnya penggunaan ERP sebagai sistem yang baru, para pengguna akan lebih semangat dalam mempelajari penggunaannya.
Pelatihan harus dimulai sejak dini dan sebaiknya sebelum implementasi dimulai. Dengan demikian, setiap pengguna ERP, mulai dari jajaran eksekutif sampai para staf dapat mengimplementasikan dan memanfaatkan solusi ERP dengan efektif dan efisien. Manajemen yang terstruktur, transparansi penuh, dan dukungan dari pengguna di setiap level perusahaan diperlukan untuk kesuksesan implementasi sistem ERP.
Faktor keberhasilan implementasi ERP dalam setiap tahapan penerapannya tidak dapat diabaikan. Keberhasilan implementasi juga berarti kesiapan organisasi dalam beradaptasi dan bertransformasi demi tercapainya tujuan bersama.