Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software yang mampu meningkatkan efisiensi bisnis. Namun, ada sejumlah faktor yang menyebabkan kegagalan implementasi ERP. Bisnis yang dapat mengantisipasi dan mengatasi masalah masalah akan berada dalam posisi yang kuat untuk melancarkan proses bisnis lewat implementasi ERP yang sukses.
Hanya sedikit orang dalam suatu organisasi yang paham betapa sulitnya implementasi ERP dan bagaimana beberapa elemen kunci dapat menjadi pembeda antara keberhasilan dan kegagalan dari ERP.
Penyebab Kegagalan Implementasi ERP
Kegagalan implementasi ERP adalah bencana untuk organisasi manapun. Menghindari kegagalan ERP adalah hal yang paling penting. Hal ini melibatkan perencanaan, pemilihan, dan implementasi ERP dengan baik. Berikut adalah berbagai penyebab kegagalan dari implementasi ERP yang patut dihindari.
1. Pelatihan Karyawan yang Buruk
Kemampuan karyawan untuk menggunakan ERP pada akhirnya akan menentukan keberhasilan implementasi ERP. Mengingat karyawanlah yang akan benar-benar menggunakan perangkat lunak ERP baru setiap hari, maka para karyawan tersebut harus diberikan dukungan teknis dan pelatihan yang berkelanjutan selama fase implementasi peluncuran ERP.
2. Kurangnya Kebersihan Data
Menyediakan sumber data tunggal yang andal bagi organisasi adalah peran utama sistem ERP. Untuk memperoleh visibilitas itu, hal pertama yang harus dilakukan oleh organisasi adalah membersihkan dan memindahkan data dari beberapa sistem lama ke basis data ERP yang baru.
Meski tampak sulit untuk menemukan, menggabungkan, dan membersihkan semua informasi ini mengingat data tersebut sering kali tersebar di seluruh organisasi, tetapi melakukannya sebelum sistem ERP yang baru dipasang akan menyederhanakan implementasi. Ini juga memudahkan bisnis untuk memperoleh keuntungan dalam jangka panjang.
3. Anggaran yang Berfluktuasi
Salah satu yang terkenal dari ERP adalah implementasinya yang melampaui anggaran. Hal ini biasanya terjadi ketika organisasi memilih untuk menambahkan fitur dan kapabilitas ke dalam sistem ERP yang tidak termasuk cakupan awal. Masalah kepegawaian juga menjadi faktor lain yang dapat meningkatkan biaya.
4. Kurangnya Pengujian
Penyebab kegagalan implementasi ERP lainnya adalah kurangnya pengujian. Tanpa melakukan pengujian yang berulang dan serius, kejutan dan keheranan dari volume masalah saat go-live ERP akan menghancurkan upaya implementasi. Pengujian juga akan mengungkap masalah migrasi data. Pengujian dapat gagal hanya karena beberapa elemen data berada dalam format yang salah.
5. Pimpinan Bisnis Tidak Berkomitmen terhadap Implementasi
Tanpa komitmen terhadap implementasi, tidak ada seorang pun dalam organisasi yang akan berkomitmen. Manajemen eksekutif mempunyai kewenangan untuk mengalokasikan sumber daya untuk ERP. Kewenangan lainnya adalah mengalokasikannya kembali saat kondisi berubah. Implementasi ERP tidak dapat dianggap hanya sebagai layanan informasi atau manufaktur saja, sehingga para eksekutif dari semua departemen harus berkomitmen untuk menggunakan setiap sumber daya yang dibutuhkan.
6. Garis Waktu yang Tidak Realistis
Implementasi ERP dapat memberikan manfaat yang signifikan untuk bisnis, tetapi upaya yang berhasil juga dapat memakan waktu dan rumit. Penting untuk menetapkan jadwal yang realistis untuk implementasi ERP.
Hal tersebut bertujuan untuk menyediakan cukup ruang untuk mengelola implementasi di sepanjang jalan dan pemilik proyek serta pemangku kepentingan dan karyawan mengetahui apa yang diharapkan pada berbagai fase implementasi ERP. Berbagai penyebab kegagalan implementasi ERP di atas harus dihindari agar ERP bisa digunakan dengan maksimal di organisasi.