Memilih vendor ERP (Enterprise Resource Planning) yang tepat menjadi salah satu keputusan paling penting yang dapat diambil oleh sebuah bisnis. Selain biaya, fitur, dan model penerapan sistem ERP, vendor juga termasuk hal yang perlu dipertimbangkan karena akan bekerja sama dengan perusahaan selama bertahun-tahun. Meski memakan waktu, penilaian yang menyeluruh akan sepadan dengan investasinya dalam hal efisiensi operasional.
Kriteria Pemilihan Vendor ERP
ERP mengelola berbagai fungsi serta proses bisnis organisasi dalam 1 sistem sehingga seluruh bisnis bekerja dari 1 halaman yang sama. Berikut adalah kriteria pemilihan vendor ERP utama.
1. Fitur ERP
Berbagai perusahaan serta departemennya akan memerlukan fitur ERP yang memberikan dukungan terhadap proses spesifik. Persyaratan umum lainnya adalah keamanan data, kemampuan penggalian data, serta kecerdasan bisnis tingkat lanjut. Selain itu, sistem ERP juga harus dapat dikustomisasi serta harus mampu mengintegrasikan data dari sistem yang ada.
2. Persyaratan Bisnis
Salah satu pertanyaan yang mungkin tampak mendasar, tetapi jawabannya memerlukan banyak pertimbangan adalah “Apa yang dibutuhkan dari sistem ERP?”
Setiap anggota harus terlebih dahulu mengumpulkan umpan balik dari tim masing-masing mengenai bagaimana sistem baru ingin digunakan. Ini juga termasuk dengan berbagai fitur yang diinginkan. Tim internal dari sana dapat menyusun dokumen analisis persyaratan bisnis yang mengoordinasikan umpan balik itu.
3. Integrasi Sistem
ERP tidak hanya harus melakukan integrasi berbagai proses bisnis tetapi solusi unggulan juga harus terintegrasi dengan aplikasi dan sistem yang telah ada. Vendor baru harus mempunyai konektor yang sesuai dengan namanya apabila demikian.
4. Kustomisasi
Kebutuhan ini akan bergantung pada kompleksitas bisnis. Kustomisasi dapat menjadi penting seiring dengan pertumbuhan bisnis meskipun tidak memerlukannya ketika memilih vendor ERP. Kustomisasi juga dapat memandu jenis penerapan cloud yang dipilih, yakni penyewa ganda vs penyewa tunggal.
5. Keahlian Industri Vendor
Disarankan untuk melakukan evaluasi terhadap vendor berdasarkan keahlian di industri. Vendor yang bagus akan mempunyai rekam jejak instalasi ERP yang sukses. Hal lainnya yang bermanfaat lainnya adalah memperoleh serta memeriksa referensi pelanggan yang puas.
6. Dukungan dan Pelatihan
Sistem ERP akan memerlukan dukungan untuk pelatihan karyawan, operasional harian yang berkelanjutan, dan implementasi awal. Sebaiknya, tentukan apakah vendor menyediakan tingkat dukungan yang meningkat yang tersedia untuk memenuhi keperluan bisnis, semua jenis dukungan implementasi itu, waktu respons yang dijamin, dan keahlian spesifiknya di segmen bisnis.
7. Implementasi ERP
Implementasi ERP dapat menghabiskan waktu hingga lebih dari 1 tahun lamanya. Hal ini tergantung apakah sistem diterapkan di cloud, secara lokal atau dalam kombinasi hybrid.
ERP baru biasanya diimplementasikan secara bertahap serta melibatkan migrasi data. Sebelum diluncurkan, pengujian yang ketat sangat penting untuk dilakukan. Dengan banyaknya pilihan di luar sana, memilih vendor ERP yang benar dan tepat dapat menjadi tantangan tersendiri.