Tips memilih vendor ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi langkah yang krusial untuk perusahaan yang ingin mengadopsi sistem manajemen terintegrasi secara efektif dan berkelanjutan. Vendor ERP memamerkan berbagai produk yang mendorong inovasi, menghadirkan teknologi yang mutakhir, dan berjanji untuk membentuk kembali masa depan manajemen perusahaan. Ketika berbagai vendor ERP membuat klaim yang sama dan pada dasarnya menyediakan produk yang sama, maka mungkin sulit untuk mengevaluasi dan memilih produk yang tepat untuk organisasi.
Tips Memilih Vendor ERP
Memilih vendor ERP yang tepat membutuhkan lebih dari sekadar proses penjualan, fitur, dan manfaat perusahaan yang hebat. Sangat penting untuk mempertimbangkan berbagai faktor demi implementasi yang efektif serta keberhasilan jangka panjang. Berikut adalah berbagai tips memilih vendor ERP yang tepat.
1. Cek Pengalaman Vendor
Cari vendor ERP yang berpengalaman bekerja dengan klien di industri. Minta cerita pelanggan yang menunjukkan pengetahuan mengenai persyaratan kepatuhan dan tantangan industri unik.
2. Cek Reputasi Vendor
Reputasi ini berkaitan erat dengan pengalaman industri. Disarankan untuk menggunakan ulasan klien dan kasus penggunaan nyata sebagai indikator utama untuk menetapkan kualitas dan stabilitas produk serta layanan vendor ERP.
3. Cari Tahu Skalabilitas Vendor
Sistem ERP yang mampu berkembang dan ditingkatkan skalanya diperlukan seiring dengan pertumbuhan bisnis dan proses operasional yang semakin kompleks. Pelajari lebih lanjut mengenai fitur potensial dan pembaruan yang akan dirilis oleh vendor.
4. Perhatikan Pengalaman Pengguna (UX)
Tips memilih vendor ERP lainnya adalah pengalaman pengguna alias user experience (UX). Cari tahu apakah vendor ERP menyediakan materi pembelajaran yang mudah diakses pengguna adan apakah vendor ERP dikenal mengembangkan produk dengan UX yang kompleks? Menerapkan produk yang baik tidak akan ada artinya tanpa UX yang baik bagi pengguna akhir.
5. Pahami Perlindungan dan Keamanan Datanya
Perusahaan memilih sistem ERP on-premise untuk menjaga kontrol data dan keamanan. Apakah akan menerapkan sistem ERP on-premise atau SaaS, pastikan vendor ERP mengikuti praktik standar industri, termasuk dengan enkripsi data dan pencadangan rutin untuk melindungi informasi sensitif.
6. Pahami Integrasinya
Tentukan kemampuan dari vendor ERP untuk berintegrasi dengan solusi utama termasuk HRIS, CRM, dan aplikasi pihak ketiga yang lainnya. Untuk mendapatkan manfaat dari peningkatan aliran data dan efisiensi secara keseluruhan, integrasi yang mulus tidak dapat dinegosiasikan dalam ERP.
7. Cari Tahu Opsi Penyesuaiannya
Penyesuaian ERP menunjukkan vendor mempunyai kemampuan untuk menyesuaikan solusinya dengan kebutuhan spesifik dan menangani proses implementasi yang rumit.
8. Pilih yang Memberikan Pelatihan dan Dukungan
Sistem ERP akan membutuhkan dukungan untuk implementasi awal, operasi harian yang sedang berlangsung, dan pelatihan karyawan. Pertimbangkan kebutuhan dukungan berulang seperti dukungan teknis, pembaruan sistem, dan pelatihan setelah implementasi.
Memilih vendor ERP bukan hanya sekadar membeli software tetapi merupakan keputusan strategis yang memberikan dampak besar terhadap efisiensi operasional, daya saing, dan keberlangsungan pertumbuhan bisnis. ERP yang merupakan sistem perangkat lunak bukan hanya alat bantu digital melainkan fondasi untuk transformasi digital yang sesungguhnya.
Vendor yang tepat akan menjadi mitra strategis dalam perjalanan digitalisasi perusahaan. Dengan mempertimbangkan tips memilih vendor ERP di atas, organisasi dapat memastikan investasi pada ERP benar-benar memberikan nilai tambah dan selaras dengan tujuan jangka panjang perusahaan.