Sistem payroll end-to-end penting untuk dipahami bagi setiap perusahaan, khususnya dalam operasional HR. Apalagi pengelolaan payroll kerap menjadi tantangan tersendiri mengingat prosesnya yang kompleks. Dikutip dari buku Manajemen Pertelevisian Modern, Andi Fachruddin, (2016:404), personil HRS harus dapat menguasai sistem penggajian, karena mengurus semua kepentingan dan keperluan para karyawan. Oleh karena itu, penting untuk bisa memahami sistem payroll end-to-end selengkapnya.
Definisi Payroll End-to-End
Payroll end-to-end merupakan proses penggajian karyawan yang dilakukan secara menyeluruh dari tahap awal hingga akhir. Hal ini mencakup validasi data kehadiran, perhitungan gaji, penyaluran gaji, pelaporan pajak, hingga evaluasi pasca pemberian gaji. Proses penggajian ini melibatkan banyak data dari berbagai departemen, mulai dari HR sebagai yang mencatat data, keuangan sebagai pihak yang memastikan anggaran dan pembayaran, hingga compliance yang memastikan keseluruhan sesuai regulasi. Dengan begitu, data yang diperoleh adalah valid dan bisa dipertanggungjawabkan.
Berbeda dengan metode penggajian secara konvensional, proses payroll berjalan dengan lebih terstruktur. Struktur ini memastikan seluruh proses penggajian berjalan akurat sesuai dengan regulasi yang telah ditentukan. Selain menghitung gaji karyawan, proses ini juga menjadi landasan administrasi ketenagakerjaan. Bahkan, prosesnya dapat memengaruhi besaran gaji yang akan diterima oleh karyawan.
Melalui proses yang terintegrasi, perusahaan akan dapat memastikan seluruh komponen payroll tercatat dan terverifikasi tanpa adanya kesalahan. Sistem ini mampu membantu perusahaan dalam hal transparansi hingga akurasi dalam pembayaran gaji setiap karyawan.
Tahapan Payroll End-to-End
Sebagai salah satu sistem yang cukup kompleks, terdapat sejumlah tahapan dari proses payroll secara end-to-end ini. Adapun tahapan selengkapnya adalah sebagai berikut.
1. Pengumpulan Data dan Validasi
Tahapan pertama adalah mengumpulkan berbagai data yang ada untuk divalidasi. Mulai dari data kehadiran, izin sakit, lembur, penggunaan cuti tahunan, dan sebagainya. Proses validasi data penting untuk dilakukan agar data yang ada akurat. Hal ini mencegah terjadinya kesalahan yang dapat memengaruhi perhitungan gaji secara keseluruhan.
2. Perhitungan Gaji
Jika seluruh data telah dikumpulkan, maka akan ada proses perhitungan gaji. Hal ini mencakup gaji pokok, tunjangan, potongan akibat terlambat, insentif, lembur, dan berbagai komponen lain sesuai kebijakan perusahaan.
Tidak hanya itu, potongan wajib seperti pajak, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan juga tidak luput perhitungan. Dengan begitu hasil akhirnya akan menentukan nominal dari gaji yang akan diterima.
3. Proses Verifikasi
Sebelum penyaluran gaji, HR dan keuangan akan melakukan verifikasi data terlebih dahulu untuk memastikan tidak ada kesalahan. Biasanya proses ini melibatkan analisis dari seluruh data yang ada, agar hasil akhirnya sesuai dengan ketentuan yang ada.
4. Penyaluran Gaji
Inti dari proses payroll adalah penyaluran gaji. Prosesnya bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan sistem otomatis yang dapat bekerja dengan lebih cepat dan akurat. Apalagi kini banyak teknologi sistem payroll yang dapat memastikan penyaluran gaji berjalan tanpa ada kesalahan dan keterlambatan. Dengan begitu, para karyawan dapat menerima gaji dengan cepat.
5. Pelaporan
Tahap akhir dari proses payroll adalah pelaporan. HR akan membuat laporan payroll bulanan dan tahunan yang berisi rekapan dari komponen gaji, slip gaji, laporan pajak, hingga catatan audit. Laporan ini nantinya dapat berguna untuk kebutuhan internal. Bahkan, bisa menjadi arsip atau dokumentasi saat ada audit dari pihak luar maupun pemeriksaan dari pemerintah.
Manfaat Payroll End-to-End
Pengelolaan payroll secara end-to-end menghadirkan berbagai manfaat bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaatnya.
1. Mengurangi Terjadinya Kesalahan
Melalui sistem yang terintegrasi, proses payroll yang tidak dilakukan secara manual akan mengurangi terjadinya kesalahan. Dengan begitu, proses end-to-end dapat membantu perusahaan untuk terhindar dari salah perhitungan gaji maupun kekeliruan dalam pemotongan pajak.
2. Efisiensi Waktu
Integrasi sistem dalam payroll memungkinkan divisi yang ada saling bersinergi untuk bekerja dengan lebih cepat. Hal ini menjadi langkah untuk efisiensi waktu dalam proses payroll.
3. Gaji Diterima Karyawan Tepat Waktu
Manfaat lainnya adalah karyawan dapat menerima gaji tepat waktu. Dengan proses yang terintegrasi, transparan, dan berjalan efisien, maka penyaluran gaji dapat dilakukan tepat waktu sesuai jadwal.
Hadirnya sistem yang terintegrasi dalam payroll end-to-end membuat sistem ini patut diaplikasikan dalam perusahaan. Apalagi kini Odoo menawarkan sistem payroll yang dapat membantu proses penggajian karyawan berjalan dengan lebih efisien.