Proses pengadaan barang dan jasa biasanya rumit serta memerlukan eksekusi di berbagai platform. Dengan adanya manajemen pengadaan, organisasi dapat melakukan pengurangan biaya serta meningkatkan produktivitas. Pada mayoritas bisnis, administrasi pengadaan dianggap penting sebab memungkinkan penghematan biaya sekaligus untuk meningkatkan efisiensi dari bisnis. Kata ‘pengadaan’ sendiri menyiratkan sebuah transaksi sederhana antara pembeli dan penjual.
Pengertian Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah proses yang berperan penting dalam hal mengelola dan mengawasi semua metode yang terlibat dalam mendapatkan bahan, barang, dan jasa yang diperlukan untuk operasi yang efisien. Dengan kata lain, manajemen ini merupakan prosedur yang mempunyai tugas mengelola dan mengawasi semua teknik yang digunakan untuk mendapatkan komoditas, persediaan, serta aktivitas yang dibutuhkan untuk operasional yang efisien.
Proses Pengadaan
Menurut Dr. Tobias Schoenherr, proses inti ‘procure-to-pay’ biasanya meliputi langkah-langkah utama berikut:
1. Menentukan serta Merencanakan
Hal ini berarti menetapkan kebutuhan layanan atau produk, melakukan perencanaan atau peramalan, dan menetapkan spesifikasi untuk produk tersebut sendiri.
2. Mengidentifikasi serta Memilih Pemasok
Pada tahap ini, dilakukan identifikasi dan pemilihan pemasok untuk memenuhi kebutuhan produk. Hal ini dapat dilakukan dengan meneliti pemasok baru dan mengirimkan Request for X (RFx).
3. Negosiasi dan Kontrak
Dalam tahap ketiga ini, negosiasi harga serta ketentuan terbaik untuk produk lewat penawaran yang kompetitif dari pemasok dan penawaran dilakukan. Langkah selanjutnya adalah melakukan negosiasi secara langsung untuk menetapkan ekspektasi dan mengomunikasikan persyaratan secara jelas. Tahap akhir adalah menyelesaikan dan menandatangani kontrak pemasok setelah semua ketentuan disetujui.
4. Menempatkan Pesanan Pembelian
Dalam manajemen pengadaan, surat perintah pembelian atau PO akan mendefinisikan harga, semua syarat, spesifikasi produk, dan ketentuan produk atau layanan yang akan dipasok secara spesifik.
5. Mempercepat
Mempercepat yang dimaksud, yakni mempercepat pesanan produk yang terkadang diperlukan. Selama melakukan langkah ini, memeriksa ketepatan waktu pengiriman dapat mengungkap masalah mendasar yang perlu ditangani.
6. Menerima dan Memeriksa Pembelian
Pada tahap ini, dilakukan peninjauan semua pesanan berdasarkan standar dan spesifikasi kualitas yang ditetapkan kemudian lakukan pencocokan 3 arah antara PO dengan slip dan faktur pengemasan atau dokumen penerimaan.
7. Membayar Faktur
Langkah berikutnya adalah mensejajarkan hutan usaha serta pembelian untuk menyelesaikan proses pembelian produk setelah melakukan pemeriksaan serta konfirmasi penyelarasan dokumen.
8. Memelihara Catatan dan Hubungan
Pada tahap ini dilakukan penyimpanan semua catatan yang tepat apabila di kemudian hari terjadi audit. Hal itu untuk mengonfirmasi garansi produk, informasi pajak, dan juga untuk memudahkan pemesanan ulang produk.
Dengan panjangnya proses pengadaan, perusahaan membutuhkan software yang bisa membantu melancarkan dan meningkatkan efisiensi proses tersebut, yakni ERP (Enterprise Resource Planning). Pastikan untuk memilih ERP yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan.