Direct purchase adalah hal yang sangat penting untuk dipahami, karena berkaitan erat dengan kelancaran bisnis perusahaan. Direct purchase atau pembelian langsung sendiri mengacu pada proses memperoleh barang serta layanan langsung dari pemasok yang juga melewati sejumlah tingkat perantara yang terlibat dalam proses tersebut.
Pengertian Direct Purchase
Direct purchase merupakan tindakan yang dilakukan untuk mendapatkan bahan baku serta barang yang dibutuhkan untuk proses produksi. Pada umumnya, pembelian langsung dilakukan dalam jumlah yang besar, yang didapatkan dari sekumpulan pemasok dengan kualitas, keandalan, serta biaya yang paling baik. Pembelian tersebut dilakukan secara berkala serta dibutuhkan untuk praktik bisnis utama, seperti pembelian tepung yang dilakukan oleh seorang pembuat roti untuk memproduksi roti. Perusahaan tidak dapat lagi memproduksi produk serta memperoleh pendapatan apabila pembelian langsung menemui masalah atau bahkan berhenti berfungsi. Dalam pembelian langsung, barang dan jasa didapatkan langsung dari pemasok tanpa perantara atau tanpa pemrosesan tambahan.
Metode ini juga menyederhanakan pengadaan yang memungkinkan organisasi mengelola inventaris, menegosiasikan persyaratan, serta mengendalikan biaya secara langsung. Hal-hal ini kerap kali menghasilkan potensi harga yang lebih menguntungkan serta waktu pengiriman yang lebih cepat dari biasanya. Pembelian ini secara khusus memberikan keuntungan dalam scenario yang memerlukan akuisisi cepat untuk memenuhi keperluan operasional yang mendesak.
Manfaat Direct Purchase
Pembelian langsung memberikan sejumlah manfaat untuk perusahaan, di antaranya:
1. Peningkatan Efisiensi
Pembelian langsung mengurangi upaya serta waktu yang diperlukan untuk pengadaan dengan cara mengotomatiskan tugas-tugas yang dilakukan secara rutin sehingga pada akhirnya mempercepat siklus pengadaan.
2. Peningkatan Kepatuhan
Otomatisasi dalam pembelian ini memastikan aktivitas pengadaan mematuhi persyaratan peraturan serta kebijakan organisasi. Risiko ketidakpatuhan serta kesalahan berkurang secara substansial dengan meminimalkan intervensi manual.
3. Penghematan Biaya
Sistem otomatis dalam pembelian langsung mengurangi biaya operasional serta beban kerja manual. Hal ini menghasilkan penghematan biaya yang signifikan sebab proses-proses tertentu, seperti manajemen pemasok serta negosiasi yang biasanya dilakukan menjadi lebih efisien serta ramping.
4. Mitigasi Risiko
Pembelian ini mengurangi kemungkinan mengadakan kontrak dengan pemasok yang sedang berada dalam kondisi tidak stabil secara finansial dengan mengotomatiskan penilaian risiko serta melakukan pengintegrasiannya ke dalam proses pengadaan. Hal ini pada akhirnya melindungi potensi gangguan serta rantai pasokan.
5. Peningkatan Nilai Strategis
Manfaat utama dari pembelian langsung adalah pengalihan sumber daya dari tugas operasional ke inisiatif strategis. Pergeseran fokus ini memungkinkan organisasi untuk mendorong inovasi, memanfaatkan pengadaan sebagai aset strategis, serta penciptaan nilai jangka panjang.
Pentingnya Direct Purchase
Pembelian langsung sangat penting karena memberikan dampak yang cukup signifikan pada kualitas produk. Berikut adalah pentingnya pembelian langsung.
1. Manajemen Inventaris
Manajemen inventaris berarti mengetahui material apa yang dimiliki, berapa banyak yang diperlukan, serta di mana material itu disimpan. Dengan pembelian langsung, material perlu disimpan dalam stok untuk memastikan kelancaran proses produksi serta mencegah penundaan.
2. Manajemen Biaya
Analisis biaya merupakan praktik manajemen biaya yang banyak digunakan dalam pembelian langsung. Analisis biaya sendiri merupakan analisis yang dilakukan oleh perusahaan terhadap biaya yang dikeluarkan oleh pemasok dalam mengirimkan layanan atau produk untuk memandu negosiasi.
3. Penggunaan Teknologi
Peningkatan teknologi pembelian langsung dapat membantu mengurangi risiko, mempertahankan kualitas, memangkas biaya, serta merampingkan proses. Hal ini mulai disadari oleh perusahaan. Meski begitu, banyak tim pengadaan yang masih terhambat oleh sistem yang rumit, yang mungkin kaya fitur tetapi mempunyai antarmuka pengguna yang tidak intuitif yang terhubung dengan sistem ERP lama perusahaan.
Sistem ERP atau Enterprise Resource Planning sendiri adalah sistem perangkat lunak (software system) yang bisa membantu organisasi menyederhanakan proses bisnis inti. Perusahaan yang menggunakan ERP dalam direct purchase akan memiliki sejumlah keuntungan, karena sistem ini juga merupakan tulang punggung operasional yang efisien.