Strategic spend management atau manajemen pengeluaran strategis sangat penting dipahami agar dapat memastikan setiap uang yang dikeluarkan dibelanjakan dan dikelola dengan bijak serta memberikan kontribusi terhadap perusahaan.
Setiap uang yang dibelanjakan mempunyai bobot strategis yang tidak hanya memengaruhi struktur biaya tetapi juga kapasitas inovasi dan ketahanan pemasok. Bagi para pemimpin, tantangannya adalah menguasainya dan bukan hanya sekadar mengendalikan pengeluaran.
Pengertian Spend Management
Spend management atau manajemen pengeluaran merupakan komponen dari proses pembelian serta pengadaan strategis yang berfokus pada pengendalian serta pemantauan bagaimana perusahaan mengeluarkan uang.
Manajemen pengeluaran juga bukan satu proses tunggal, melainkan sebuah sistem proses yang memungkinkan tim pengadaan serta keuangan untuk mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan melakukan penganggaran lebih efektif.
Spend management yang solid juga menganalisis pengeluaran di tingkat lini untuk melakukan identifikasi secara tepat di mana saja pengeluaran dapat dimaksimalkan.
Pentingnya Strategic Spend Management
Manajemen pengeluaran atau spend management penting untuk mengendalikan biaya di setiap tingkatan pengadaan, mulai dari pembelian modal besar sampai pembelian yang kecil. Pengeluaran yang paling merusak adalah pembelian kecil yang sulit dilacak tetapi juga merupakan bagian besar dari pengeluaran secara keseluruhan.
Sangat penting untuk melacak pembelian yang bernilai kecil tersebut serta menemukan cara untuk menggabungkannya demi mengendalikan pengeluaran. Manajemen pengeluaran yang baik juga dapat mengungkap berbagai macam masalah, seperti pembelian yang berlebihan dan pembayaran yang terlewat, serta bisa mengurangi pengeluaran yang boros.
Ide Strategic Spend Management yang Efektif
Berikut adalah sejumlah ide strategic spend management yang efektif, yang merupakan strategi mudah yang dapat digunakan untuk mengendalikan pengeluaran perusahaan.
1. Menerapkan Pengadaan yang Strategis
Salah satu cara paling mudah untuk mewujudkan penghematan jangka panjang sekaligus untuk meningkatkan manajemen risiko adalah memperkuat hubungan dengan pemasok. Untuk melakukannya, kumpulkan data tentang pemasok serta kontrak yang saat ini digunakan perusahaan untuk pengadaan barang serta jasa. Nantinya, organisasi bisa mengurangi dan menyeleksi daftar pemasok.
Setelah itu, organisasi bisa memanfaatkan harga yang lebih baik serta diskon untuk pembelian dalam jumlah yang besar, mengurangi biaya pembayaran serta pemrosesan faktur, dan persyaratan kontrak yang lebih baik dengan sejumlah pemasok pilihan.
2. Menentukan Proses Pengeluaran
Menetapkan pedoman serta batasan untuk aktivitas pengeluaran di dalam organisasi menjadi langkah pertama untuk membuat strategic spend management. Parameter umum untuk pengeluaran mencakup sebagai berikut:
- Siapa saja yang memiliki kewenangan untuk mengirimkan serta mengisi pesanan pembelian?
- Apa saja ambang batas yang ada untuk proses persetujuan berdasarkan nilai dolar, dan lain-lain, serta untuk pembelian?
- Di mana serta bagaimana pembeli bisa melakukan pembelian yang kecil?
3. Melakukan Standarisasi Proses Persetujuan
Setelah mengetahui bagaimana pengeluaran harus dilakukan, alur kerja yang bisa diulang dibutuhkan untuk memperoleh persetujuan pembelian. Persetujuan dari 1 atau lebih departemen yang bertanggung jawab, seperti keamanan, keuangan, IT, dan hukum, mungkin dibutuhkan.
4. Menganalisis dan Melacak Pengeluaran
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah pastikan telah mengumpulkan semua pengeluaran dan kontrak di satu tempat. Proses untuk mengintegrasikan kesepakatan bar uke dalam sistem pelacakan juga harus telah dimiliki. Dari sini, data bisa digunakan untuk meningkatkan penganggaran, menganalisis pengeluaran yang mendalam, dan membangun perkiraan yang akurat.
5. Mengotomatiskan Proses
Perangkat lunak manajemen pengeluaran serta pengadaan bisa meringankan beban departemen pengadaan, keuangan, dan hutang dagang.
Otomatisasi yang dilakukan dapat mendigitalisasi proses pengadaan hingga proses pembayaran, serta membantu menghemat biaya lewat pengurangan kesalahan, dan penghematan biaya tenaga kerja.
ERP (Enterprise Resource Planning) bisa memecahkan masalah strategic spend management. ERP juga bisa membuat pengelolaan pengeluaran menjadi lebih efektif dan mudah.