Bagi Anda yang menjalankan bisnis pabrik, toko grosir, atau gudang distribusi, ada satu momen yang biasanya paling dihindari oleh para karyawan karena terkenal melelahkan dan menyita waktu. Momen tersebut adalah saat harus menghitung ulang seluruh barang yang ada di gudang, atau yang biasa disebut dengan proses stock opname.
Ironisnya, meski sudah melelahkan dan membuat karyawan harus lembur berhari-hari, hasil akhirnya sering kali tetap saja menunjukkan masalah klasik: Jumlah barang di rak gudang tidak sama dengan jumlah yang tercatat di komputer.
Artikel ini akan membahas secara literal tentang apa itu stock opname, mengapa aktivitas ini sangat penting untuk keuangan perusahaan, serta bagaimana cara melakukannya dengan lebih cepat dan akurat.
Apa itu Stock Opname?
Secara sederhana, stock opname adalah proses penghitungan fisik barang sediaan di dalam gudang secara langsung untuk dicocokkan dengan catatan pembukuan atau data di komputer.
Aktivitas ini dilakukan untuk memastikan bahwa aset perusahaan tidak hilang dan laporan keuangan yang dibuat oleh tim akuntansi benar-benar sesuai dengan kenyataan di lapangan.
Biasanya, perusahaan melakukan proses ini secara berkala; ada yang melakukannya setiap akhir bulan, setiap tiga bulan, atau minimal satu tahun sekali menjelang tutup buku.
Mengapa Jumlah Barang di Gudang Sering Selisih?
Ketika tim Anda menemukan ada perbedaan antara jumlah fisik barang dan data di komputer (baik itu barangnya kurang atau justru kelebihan), hal itu umumnya disebabkan oleh beberapa faktor berikut:
- Kesalahan Manusia (Human Error): Petugas gudang salah menulis jumlah barang saat barang baru datang dari pemasok atau saat barang ingin dikirim ke pembeli.
- Dokumen yang Terselip: Ada transaksi keluar-masuk barang yang fisiknya sudah berpindah tempat, tetapi dokumen notasinya lupa diinput ke komputer.
- Barang Rusak atau Terselip: Barang di dalam gudang rusak atau diletakkan di rak yang salah, sehingga tidak terlihat saat proses pencarian biasa.
3 Tips Melakukan Stock Opname dengan Lebih Cepat
Jika selama ini proses penghitungan barang di perusahaan Anda masih manual, membutuhkan waktu berhari-hari, dan memaksa pabrik untuk berhenti beroperasi sementara, berikut beberapa tips untuk mempercepatnya:
1. Atur Tata Letak Gudang Berdasarkan Kategori
Jangan memulai penghitungan jika kondisi gudang masih berantakan. Sebelum hari pelaksanaan, kelompokkan barang berdasarkan jenis, ukuran, atau kode yang sama. Berikan label penanda yang jelas pada setiap lorong dan rak agar petugas tidak bingung.
2. Gunakan Metode Hitung Cicil (Cycle Counting)
Daripada menghitung seluruh ribuan jenis barang sekaligus di akhir tahun, Anda bisa mencicilnya. Hitunglah satu atau dua kategori barang secara bergantian setiap minggu atau setiap bulan. Metode ini jauh lebih ringan dan tidak mengganggu aktivitas operasional harian pabrik.
3. Manfaatkan Teknologi Barcode dan Sistem Otomatis
Mencatat hasil hitungan menggunakan kertas dan papan jalan (clipboard) sangat memperlambat kerja dan rawan salah baca tulisan tangan. Sudah saatnya beralih menggunakan alat pemindai (barcode scanner) yang langsung terhubung ke sistem komputer. Begitu barang dipindai, data di komputer akan otomatis terperbarui.
Kesimpulan
Stock opname yang melelahkan sebenarnya adalah akibat dari sistem pencatatan harian yang tidak rapi. Jika keluar-masuknya barang sudah terpantau dengan baik setiap hari, proses pencocokan data di akhir bulan tentu akan menjadi jauh lebih cepat dan tenang.
Apakah tim di gudang Anda masih sering begadang dan lembur hanya untuk mencari tahu ke mana perginya barang yang selisih?
Jangan biarkan waktu produktif karyawan Anda habis untuk urusan manual yang melelahkan. Kaitech siap membantu Anda mendigitalisasi operasional gudang dengan sistem manajemen sediaan yang otomatis dan akurat. Hubungi kami di kaitech.io untuk konsultasi dan demo sistem gratis sekarang.
