Cara membuat invoice yang rapi dan profesional sangatlah penting. Hal ini bertujuan untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu dan memudahkan pembukuan. Invoice sebagai bukti pembayaran cocok untuk dimiliki oleh freelancer, UMKM, dan pemilik usaha kecil. Invoice yang jelas harus memuat identitas penjual meliputi nama usaha, alamat, dan kontak. Kemudian invoice harus berisi identitas pembeli, seperti: nama atau instansi dan alamat, nomor invoice, tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo. Invoice juga berisi daftar produk/jasa, kuantitas dan harga, subtotal, pajak (jika ada), total yang harus dibayar, dan informasi metode pembayaran serta catatan tambahan.
Cara Membuat Invoice yang Simpel dan Lengkap
Berikut adalah cara membuat invoice yang simpel dan lengkap:
- Siapkan data dasar seperti nama usaha, NPWP (apabila diperlukan), dan data klien.
- Buat nomor invoice yang unik. Contohnya INV/2025/001 dan cantumkan tanggal terbit serta tanggal jatuh tempo.
- Tuliskan rincian produk atau jasa dengan deskripsi singkat, jumlah, harga satuan, diskon, dan subtotal per baris.
- Tambahkan pajak atau biaya lainnya, kemudian hitung total akhir.
- Cantumkan instruksi pembayaran. Misalnya menggunakan nomor rekening, e-wallet, atau link pembayaran tertentu.
- Simpanlah salinan digital (PDF) dan kirimkan ke klien melalui email atau sistem invoice online. Menggunakan template atau generator dapat memangkas waktu pembuatan invoice dan mengurangi kesalahan hitung.
Jika tidak ingin membuat invoice dari nol, saat ini terdapat banyak layanan dan template gratis untuk membuatnya, seperti Canva. Tersedia berbagai template dengan desain yang menarik dan bisa disesuaikan kebutuhan. Canva cukup ideal bagi Anda yang menginginkan desain yang menarik. Sedangkan Paper.id dan Kledo menawarkan fitur pembuatan, pengiriman, dan pelacakan invoice secara online sehingga pengguna bisa melihat status pembayaran secara otomatis. Sebaiknya memilih alat pembuatan invoice yang sesuai tergantung kebutuhan, desain sederhana, atau integrasi dengan sistem akuntansi lengkap.
Tips agar Invoice Segera Dibayar
Berikut adalah beberapa tips agar invoice segera dibayar oleh klien:
- Buatlah invoice dengan nomor dan tanggal yang konsisten agar mudah dilacak.
- Cantumkan syarat-syarat pembayaran yang jelas, misalnya 7/14/30 hari.
- Pakailah bahasa ringkas dan kolom harga yang mudah dibaca.
- Sertakan metode pembayaran yang fleksibel seperti transfer bank atau e-wallet, dan contact person apabila ada pertanyaan.
- Kirimkan invoice dalam format PDF untuk mencegah perubahan isi dan tambahkan pengingat otomatis apabila menggunakan aplikasi invoice.
- Praktik-praktik ini dapat meningkatkan profesionalisme dan mempercepat proses penagihan.
Meski tampak kecil, tetapi invoice sangat berpengaruh terhadap berbagai proses bisnis, seperti: keuangan, persediaan, penjualan, dan lain sebagainya. Maka dari itu, penting untuk mengintegrasikan invoice dengan setiap proses bisnis yang ada. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan sistem ERP. Invoice dalam sistem ERP tentunya bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, termasuk untuk logo dan warna. Selain itu, fitur pelacakan online juga bisa diaktifkan. Dengan mengintegrasikan invoice dengan setiap proses bisnis lain, maka proses bisnis perusahaan dapat berjalan lebih lancar dan efisien.