Kehadiran project timeline membuat proses bisnis dapat berjalan dengan lebih efisien dan tepat waktu. Oleh karena itu, cara membuat project timeline yang efektif untuk bisnis penting untuk diketahui demi kelancaran proses bisnis tersebut. Dikutip dari situs dosen.upi-yai.ac.id, project timeline merupakan susunan kegiatan yang mencakup seluruh proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek yang tengah berlangsung dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu. Dengan adanya timeline ini, maka proyek yang ada dapat dieksekusi sesuai rencana.
Cara Membuat Project Timeline untuk Proses Bisnis yang Efisien
Mengingat pentingnya kehadiran project timeline, maka penting pula untuk mengetahui cara membuat timeline ini. Berikut adalah cara selengkapnya.
1. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Proyek
Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam membuat project timeline adalah menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek yang akan berjalan. Buatlah kerangka awal dan gambaran umum, seperti tujuan proyek, pihak yang akan terlibat, serta peran dari masing-masing pihak. Pada tahap ini ada baiknya untuk membuat seluruh data menjadi rincian agar lebih jelas dan membantu tim untuk memahami tugas yang diberikan. Dengan begitu, project timeline ini dapat menjadi acuan dalam pengerjaan proyek.
2. Susun Daftar Pekerjaan
Setelah menentukan tujuan dan ruang lingkup, maka langkah berikutnya adalah menyusun daftar kegiatan atau pekerjaan yang akan dilaksanakan. Buatlah daftar tugas secara rinci untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan yang diperlukan akan menyelesaikan proyek yang berlangsung. Pastikan setiap pekerjaan yang ada sesuai dengan rencana dan tertulis dengan detail. Hal ini dapat membantu setiap anggota dalam tim untuk memahami tugas yang diberikan.
3. Rencanakan Detail Waktu Proyek
Setiap bagian pekerjaan memerlukan detail waktu yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, pastikan setiap rencana memiliki detail waktunya masing-masing dengan durasi yang telah ditentukan. Rentang waktu yang jelas akan memastikan setiap tugas yang dikerjakan dapat selesai tepat waktu. Selain itu, pastikan untuk mempertimbangkan adanya hari libur, akhir pekan, cuti, maupun hal-hal tidak terduga yang dapat memengaruhi jumlah waktu yang diperlukan. Jadi pastikan durasi dari setiap tugas telah diperhitungkan dengan matang.
4. Kelola Tenaga Kerja
Dalam berjalannya proyek, perlu adanya tenaga kerja yang sesuai kebutuhan. Oleh sebab itu, penting untuk mengelola tenaga kerja yang ada secara efisien untuk mengerjakan setiap tugas di proyek tersebut. Pastikan setiap orang memiliki tugasnya masing-masing dan tidak bentrok dengan pengerjaan proyek lainnya. Pastikan juga tenaga kerja yang telah ditetapkan sesuai dengan kemampuannya. Dengan begitu, proses berjalannya proyek akan semakin efektif dan efisien.
5. Tentukan Urutan Pekerjaan
Jika perencanaan waktu dan tenaga kerja telah diatur, maka pastikan untuk menentukan urutan pekerjaan secara logis. Misalnya, dengan menyelesaikan desain produk terlebih dahulu sebelum mulai membuat produk. Melalui urutan penyusunan pekerjaan yang baik, maka dapat membantu tim untuk memahami prioritas. Dengan begitu, maka penundaan pekerjaan bisa dihindari.
6. Tetapkan Timeline Penyelesaian Proyek
Terakhir, tetapkan timeline penyelesaian dari proyek yang akan dikerjakan. Seluruh tugas, tenaga, dan waktu yang telah direncanakan dapat disusun melalui project timeline dengan bantuan alat, seperti: kertas, buku, maupun software yang memiliki fitur project timeline. Pastikan timeline yang dibuat telah memuat seluruh rencana yang telah ditentukan, sehingga mudah untuk mengecek timeline tersebut secara berkala. Pastikan juga untuk memberi ruang sebagai bentuk antisipasi perubahan tidak terduga untuk melakukan penyesuaian.
Itu dia informasi mengenai cara membuat project timeline yang dapat diterapkan dalam bisnis. Agar membuat project timeline lebih mudah, maka dapat menggunakan bantuan software, seperti Odoo ERP yang menghadirkan platform untuk membuat project timeline dengan lebih praktis.