Inventory management system adalah komponen penting dalam berjalannya sebuah bisnis. Sistem ini berfungsi menjual barang secara fisik di era e-commerce dan rantai pasok global saat ini. Untuk itu, perlu dipahami terlebih dahulu pengertian inventory management system, manfaat utama, fitur yang perlu dicari, dan tips memilih yang tepat untuk diterapkan dalam usaha kecil hingga perusahaan yang skala besar.
Pengertian Inventory Management System
Pengertian inventory management system adalah kombinasi antara perangkat lunak, perangkat keras, dan proses yang digunakan sebuah perusahaan untuk memantau, mengendalikan, dan mengoptimalkan stok. Penerapannya mulai dari manajemen bahan baku hingga barang jadi yang dijual kepada pelanggan. Tujuan inventory management system adalah memastikan barang yang tersedia tepat waktu tanpa menimbun modal berlebih.
Manfaat Menggunakan Inventory Management System
Ada beberapa manfaat yang dapat diraih saat menerapkan sistem ini, diantaranya yaitu:
1. Akurasi Stok Lebih Tinggi
Sistem ini secara otomatis dapat mengurangi kesalahan entri manual. Sehingga angka persediaan menjadi lebih mudah diandalkan.
2. Mengurangi Risiko Stock-out dan Overstock
Dengan adanya visibilitas secara real-time dan forecasting, perusahaan dapat menyeimbangkan tingkat persediaan supaya modal tidak mengendap dan permintaannya tetap terpenuhi.
3. Efisiensi Biaya Operasional dan Penghematan Biaya
Sistem ini membantu otomatisasi proses penerimaan, penghitungan secara fisik, dan pemesanan ulang. Semua ini dapat memangkas waktu dan biaya tenaga kerja.
4. Adanya Prediksi Permintaan yang Lebih Baik
Terdapat banyak solusi modern yang menyertakan fitur analitik dan forecasting yang dapat membantu rencana pembelian dan promosi.
5. Meningkatkan Kemampuan Integrasi
Sistem yang telah terintegrasi dapat disinkronkan dengan ERP dan platform e-commerce. Sehingga data penjualan, pengiriman, dan keuangan dapat konsisten.
Untuk mendapat manfaat sistem ini dengan maksimal, fitur-fitur berikut ini harus ada pada inventory management system:
- Pelacakan stok secara real-time (multi-lokasi)
- Barcode dan dukungan hardware untuk mobile scanning
- Pengaturan minimum atau maximum stock dan reorder point secara otomatis
- Laporan dan analitik mencakup trend, margin, dan turnover
- Integrasi API dengan POS, marketplace, dan sistem akuntansi
- Dukungan sistem audit dan perhitungan secara fisik (cycle counts)
Fitur-fitur tersebut membantu mengubah data menjadi keputusan yang lebih cepat dan terukur.
Cara Memilih Inventory Management System yang Tepat
Berikut ini ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memilih inventory management system yang tepat:
- Tentukan kebutuhan bisnis sesuai jumlah SKU, multi-lokasi, integrasi yang diperlukan, dan volume transaksi.
- Sesuaikan skalabilitas dan model harga dengan memilih model yang tumbuh bersama bisnis
- Pertimbangkan kemudahan integrasi dengan memastikan sistem memiliki API atau koneksi untuk platform yang digunakan.
- Periksa keamanan dan kepatuhan data mencakup data stok dan transaksi yang terenkripsi dan ada backup.
- Uji coba dan referensi dengan memanfaatkan demo, trial, dan meminta referensi dari bisnis sejenis.
Di pasar yang serba kompetitif saat ini, kemampuan mengelola persediaan dengan tepat membantu memisahkan antara keuntungan dan kerugian. Dengan demikian, investasi pada sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mengelola inventory management system dapat menjadi pondasi operasi yang cepat, akurat, dan hemat biaya jangka panjang.